Le propriétaire peut faire une retenue partielle ou totale sur le dépôt de garantie : uniquement si le comparatif des états des lieux d'entrée et de sortie fait apparaître des détériorations imputables au locataire, sauf si celles-ci ont été occasionnées par vétusté, malfaçon ou vice de construction.
Légalement, chaque retenue effectuée sur le dépôt de garantie doit faire l'objet d'une justification (facture ou devis a minima).
Manda assure un devoir de conseil dans l'élaboration du décompte de sortie envers le propriétaire, mais n'est pas décisionnaire sur le montant restitué.
Délai
En fin de bail, le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal d'un mois à compter de la date de remise des clés du logement. Mais son montant peut être amputé de retenues ou provision.
En cas de retenues, le délai de restitution du dépôt de garantie est porté à deux mois.
Ledit délai commence à partir du jour de la restitution des clés par le locataire, qui peut les remettre :
- en mains propres au propriétaire ou à son mandataire (l'agent immobilier ou agent d'état des lieux),
- ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Retenues
La retenue est la somme que le propriétaire a le droit de garder. Il peut s'agir, par exemple :
- d'impayés de loyers, de charges ou de toute somme restant due au bailleur,
- de frais liés aux dégradations ou aux réparations locatives.
Le propriétaire doit justifier la retenue sur le dépôt de garantie en remettant des documents au locataire. Il peut s'agir par exemple des états des lieux d'entrée et de sortie, de photos, d'un constat du commissaire de justice (anciennement constat d'huissier de justice), de devis ou factures, d'une lettre de réclamation des loyers impayés restée sans réponse.
Charges
Si les charges sont récupérables, le propriétaire procède à un arrêté des comptes provisoire. Il peut conserver une provision jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. La provision doit être fixée à l'appui de justificatifs.
Elle ne peut pas dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie.
La régularisation définitive et la restitution du solde (déduction faite des retenues) doivent être faites dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble.
Rien n'empêche toutefois le locataire et le propriétaire de solder immédiatement l'ensemble des comptes sans attendre l'approbation des comptes de la copropriété.